Kody GTU w umowie z biurem rachunkowym

Data publikacji: 26 Maj 2021

Czy biuro rachunkowe może nałożyć na klienta obowiązek oznaczenia faktur sprzedaży kodami GTU i nie ponosić w związku z tym żadnej odpowiedzialności poprzez umieszczenie w umowie zapisu, że klient zobowiązany jest do oznaczania swoich faktur sprzedaży odpowiednimi kodami zgodnie z określonymi zasadami?

Na to pytanie nie da się udzielić jednoznacznej odpowiedzi, gdyż nie ma w tym zakresie praktyki orzeczniczej, która z pewnością narodzi się za jakiś czas.

Niejednokrotnie wskazanie właściwego kodu GTU wymaga specjalistycznej wiedzy, znajomości terminologii technicznej czy żargonu branżowego, a nawet zasad wykładni oświadczeń woli (umów), aby ustalić, jakie świadczenie zostało wykonane przez klienta dla jego kontrahenta. Oczywiste jest, że największą wiedzę na temat prowadzonego biznesu posiada sam klient. On również zna swoje powiązania i koligacje rodzinne.

Księgowa, sporządzając deklarację VAT czy plik JPK, opiera się na dokumentach przedstawionych przez klienta. Nie można twierdzić, że jest zobligowana do badania stanu faktycznego, będącego podstawą ich wykonania, np. do weryfikacji, czy rzeczywiście dana usługa była świadczona lub towar dostarczony.

Okoliczności przemawiałyby za tym, żeby w dużej mierze obowiązek ten obciążał klienta, a przynajmniej powinien on aktywnie udzielać określonych informacji, a nawet być może w sytuacji skomplikowanej obowiązek współdziałania klienta należałoby rozciągnąć na zamówienie przez niego na własny koszt opinii wydanej przez specjalistę, który ustaliłby ewentualną konieczność posługiwania się kodem GTU. Nawet jeśli w umowie o świadczenie usług księgowych nie nałożono na klienta obowiązku współpracy przy ustalaniu kodów GTU, nie oznacza to, że nie będzie musiał współdziałać w tym zakresie z biurem rachunkowym.

Teza ta znajduje poparcie w przepisie art. 354 § 2 Kodeksu cywilnego stanowiącym, że wierzyciel zobowiązany jest do współdziałania w wykonaniu zobowiązania. Pod pojęciem „wierzyciela” należy rozumieć w tym przypadku klienta biura rachunkowego. Wierzycielowi stawiany jest obowiązek lojalności w zakresie współdziałania z drugą stroną stosunku prawnego. Wynika z tego, że wierzyciel musi respektować uzasadniony interes dłużnika, a w szczególności winien powstrzymać się od działań utrudniających lub uniemożliwiających spełnienie świadczenia przez dłużnika (por. Fras Mariusz – red., Habdas Magdalena – red., Kodeks cywilny. Komentarz. Tom III. Zobowiązania. Część ogólna art. 353–534).

Sąd Najwyższy stwierdził, że w zależności od okoliczności konkretnego przypadku wierzyciel w różnej postaci powinien współdziałać z dłużnikiem, aby dłużnik mógł wywiązać się z ciążącego na nim zobowiązaniu. Naruszenie tego obowiązku może natomiast w konkretnych okolicznościach zostać ocenione nie tylko jako sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, lecz również sprzeczne z prawem (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 19 kwietnia 2018 r., sygn. akt I CSK 765/17).

Biuro rachunkowe oczywiście może zawrzeć w swojej umowie zapis, że klient zobowiązany jest do współdziałania w zakresie określenia właściwych kodów przy fakturach sprzedaży i informowania o podmiotach powiązanych, a w przypadkach skomplikowanych – obowiązek oznaczenia określonej faktury obciąża w głównej mierze klienta. Na pewno należy unikać postanowień umownych przewidujących, że to biuro rachunkowe zobowiązane jest do stosowania odpowiednich kodów GTU, gdyż np. w takiej sytuacji sąd mógłby wywieść, że to właśnie księgowa powinna w swoim zakresie dokonać analizy trudnej umowy zawartej pomiędzy klientem a jego kontrahentem albo szukać w branżowych źródłach informacji, czym jest część opisana na fakturze jako np. C23434.

Jedną z form podniesienia poziomu bezpieczeństwa biura byłoby przesyłanie do klienta pliku JPK_V7 po zaksięgowaniu jego dokumentów, ale przed wysyłką do urzędu skarbowego. Plik powinien być wysłany z informacją, aby klient zapoznał się z jego treścią i wniósł ewentualne uwagi dotyczące zastosowania kodów GTU (lub ich braku) w terminie np. do 24 dnia danego miesiąca. Format pliku musi być taki, żeby można było go odczytać w łatwo dostępnych programach (np. w .pdf, .doc itp.).

Bez względu na wszelkie zapisy umowne, dla własnego bezpieczeństwa, biuro nie powinno pozostać bierne w kwestii wskazanych wyżej oznaczeń. Jeśli wiązałoby się to z podniesieniem nakładu pracy, warto byłoby podjąć negocjacje z klientem w zakresie podniesienia ceny za usługi księgowe.

Na koniec należałoby wskazać, że prawidłowe zachowanie biura będzie determinowane nie tylko samymi zapisami umowy, lecz także okolicznościami indywidualnie określonej sytuacji faktycznej.

PRZYKŁAD

Inaczej należy ocenić brak oznaczenia faktury w przypadku, gdy klient wystawił tylko jedną fakturę w danym miesiącu za usługi doradztwa biznesowego niż w odniesieniu do sprzedaży części do specjalistycznych maszyn. W tej pierwszej sytuacji brak oznaczenia kodu GTU mógłby spowodować odpowiedzialność biura rachunkowego, bez względu na ograniczające ją zapisy umowne. Mogłoby to być uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, a zatem nieważne w związku z treścią przepisu art. 3531 Kc, stanowiącego, że strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Przeczytaj także…

Informacje podsumowujące w procedurze call-off stock

Od 1 lipca obowiązują nowe wzory informacji podsumowujących w procedurze call-off stock. 1 lipca 2020 r. weszło w życie rozporządzenie określające: 1) wzór informacji podsumowującej o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach i przemieszczeniach towarów w...

czytaj dalej

Dodatek solidarnościowy komu przysługuje nowa forma pomocy

Od 21 czerwca 2020 r. weszły w życie przepisy o dodatku solidarnościowym przyznawanym w celu przeciwdziałania negatywnym skutkom COVID-19 osobom, które z powodu epidemii koronawirusa straciły zatrudnienie. Nowy dodatek przysługuje bezrobotnym przez okres 3 miesięcy,...

czytaj dalej